Automatizar procesos y agilizar tus proyectos

El objetivo de este proyecto era automatizar procesos (RPA) mediante el tratamiento de datos obtenidos de un banco de ensayos, realizando el cálculo y graficando los resultados deseados a partir de esos datos de entrada que obtenía nuestro cliente al realizar sus pruebas.

Estos ensayos se realizan dentro de proyectos que se desarrollaban en las propias instalaciones del cliente, por lo que se trataba de un proceso 100% interno que limitaba el tiempo de entrega de los proyectos.

Los punto tratados en este artículo son:

• Realización del proyecto
• Mejoras implementadas
• Posibles mejoras a futuro
• Coste del proyecto

Quizá esta tarea repetitiva en concreto no sea útil para tu empresa, pero piensa en la cantidad de tareas de este tipo que realizamos con el paso de los días en cualquier área de nuestro negocio. Continúa leyendo para saber cómo te podría ayudar la digitalización de procesos.

REALIZACIÓN DEL PROYECTO

Tras detectar un cuello de botella en el desarrollo de los proyectos de nuestro cliente se comenzaron a tomar medidas para resolver este.

Inicialmente se realizaban únicamente dos ensayos semanales debido al tiempo que era necesario invertir para realizar los cálculos y graficar por medio de Excel, lo que requería 2 horas por ensayo tratado. 

Los ensayos requieren unas 5 horas para desarrollarse (incluye el tiempo de puesta en marcha y extracción de datos a tratar). La idea era que mediante la automatización se pudieran obtener los resultados en apenas segundos por lo que no habría problema en que el empleado pudiera analizar 5 ensayos a la semana, aumentando en un 60% el tiempo de entrega de esta fase de los proyectos.

Para el desarrollo del proyecto se contó con las siguientes fases:

1. Toma de requerimientos.
2. Tratamiento de los datos tomados.
3. Graficar la información calculada.
4. Implantación y formación.

Toma de requerimientos

Lo primero que necesitábamos era conocer lo que hasta ahora hacía el empleado de nuestro cliente para poder automatizarlo. Las tareas que este realizaba eran:

1. Extraer los datos obtenidos de las pruebas, estas venían en formato CSV.
2. Este CSV se abría y trataba en Excel. Una vez abierto se modificaban formatos y se realizaban cálculos para obtener resultados a partir de los datos de los que disponía.
3. Por último se ordenaba la información por medio de tablas dinámicas y entonces se graficaba.
4. Una vez se cuenta con las gráficas es cuando realmente comienza la tarea que aporta valor, el análisis de los resultados para la adecuada toma de decisiones que permitirá un adecuado progreso del proyecto.

Cómo se puede observar los pasos 2 y 3 son los que se deben de automatizar, ya que es donde se consumen las 2 horas que hemos comentado al inicio. Sabiendo esto, tomamos toda la información en cuanto a los cálculos a realizar y lo que se debía de representar en gráficas como resultado final para así comenzar con el desarrollo de la aplicación de escritorio.

Tratamiento de los datos tomados del banco de ensayos

El banco de ensayos no devuelve los datos de los resultados finales que necesitábamos. Por este motivo se necesita realizar una serie de cálculos con los datos disponibles para poder mostrar en las gráficas estas variables y poder tomar las decisiones pertinentes.

Para obtener estos cálculos y los cambios de formatos deseados únicamente habrá que cargar el CSV en la aplicación y, sin hacer nada más, obtendremos esos valores deseados. En el siguiente apartado lo veréis con vuestros propios ojos.

Graficar la información calculada

El desarrollo se ha planteado de tal manera que se va a graficar directamente arrastrando el CSV sobre la pantalla de la aplicación (a partir de ahora GRID). Los puntos de menú implementados se van a explicar conjuntamente con las funcionalidades del software.

Las funcionalidades añadidas en la aplicación de escritorio son:

• Resultados definitivos tras arrastrar y soltar sobre el GRID. Sólo tendrás que arrastrar el archivo sacado del banco de ensayos y al soltar automáticamente se realizan las transformaciones de formato y los cálculos necesarios, así como la representación de estos.

• Aplicación de zoom-in y movimiento por la gráfica arrastrando en el grid. Mediante el punto de menú 5 se podrá realizar zoom sobre cualquier de las zonas deseadas de cualquiera de las gráficas del grid. Por otra parte con el apartado del menú 4 seleccionado podrás desplazarte, horizontal y verticalmente, por las representaciones.

• Acción de deshacer-rehacer y vuelta al estado inicial. Usaremos las flechas (punto de menú 2 y 3) para volver a visualizaciones anteriores o posteriores. Por otra parte, el primer apartado del menú permitirá volver a la visualización inicial.

• Personalización de la visualización del grid. Si pulsamos sobre el sexto símbolo del menú accederemos a las opciones de personalización. Estas son:
  • Bordes: distancias desde el extremo de la pantalla hasta la primera información que encuentre, sea leyenda o gráfica.
  • Espaciados: se refiere a los que hay entre las distintas representaciones.
  • Exportar Valores: te permite guardar los valores de la personalización para otras ocasiones.
  • Optimizar Distribución (Tight Layout): reduce al mínimo los márgenes, lo justo para que no se solapen los gráficos.
  • Reset: volvemos al estado que teníamos antes de realizar ninguna modificación.

• Personalización de las representaciones. Se podrá personalizar cada uno de los gráficos representados (4 en el caso del ejemplo planteado) accediendo por medio del séptimo botón. Tendremos dos pestañas para realizar modificaciones:
  • Ejes: permite establecer título del gráfico (saldrá en el grid) así como los de cada eje (label). Además, también podemos indicar la escala o los límites máximos y mínimos de los ejes que queremos que se muestran.
  • Curvas: personalizamos tanto el nombre de la curva como su color, espesor o tipo. Se puede seleccionar esta información para cualquiera de las líneas representadas en una misma gráfica.

• Exportar resultados finales como imagen. En el último botón del menú se realizará la exportación, únicamente deberemos de indicar dónde deseamos guardar la imagen, su formato y su nombre.

Implantación y formación del software desarrollado

Una vez programada la solución se realizó la configuración de la vista predeterminada a gusto del cliente y tras ésto se realizaron las instalaciones de la aplicación en los ordenadores pertinentes.

Se realizó una formación que incluyó tanto la parte de uso como la de instalación por si en el futuro deseaban instalarlo en otros dispositivos por su cuenta. Además, se les facilitó un manual de usuario con las funcionalidades ya comentadas en esta entrada sobre este software de escritorio.

Mejoras implementadas

Antes se podían lanzar todos los días ensayos pero no daba tiempo a invertir las 2 horas diarias para tratar estos datos, le hubiera supuesto un 25% de la jornada en eso.

Una vez detectado el cuello de botella de nuestro cliente pudimos  evitar el desperdicio de recursos (de equipamiento y empleados) y agilizar la entrega de proyectos en un 60% (al menos en esta parte, habría que revisar nuevos cuellos de botella que hayan podido surgir) gracias a la realización y análisis de los ensayos todos los días de la semana. Ahora el tratamiento de datos y graficar se realiza en segundos.

La digitalización por medio de, por ejemplo, aplicaciones como la indicada en esta entrada ayuda a no malgastar ni tu tiempo ni el tiempo de tu equipo en tareas rutinarias que limitan el crecimiento de tu negocio.

Posibles mejoras del sistema a futuro

Tras la realización de cada proyecto es importante hacer evaluación del trabajo realizado para encontrar posibles puntos de mejora, tanto para actualizaciones de un mismo desarrollo como para futuros proyectos que puedan guardar cierta relación con el que ahora nos incumbe.

De cara al futuro o para otros proyectos se podrían plantear varias mejoras:

• Traducción de las descripciones mostradas al personalizar a otros idiomas que pueda requerir nuestro cliente. En esta ocasión lo quisieron en inglés.
• Lanzar automáticamente la aplicación con todos los .CSV que encuentre en una ruta concreta, guardando una captura con la visualización establecida como predeterminada de todas las gráficas. Esto resultaría muy interesante si los ensayos pudieran lanzarse automáticamente, como no es el caso actual (requiere manipulación humana) se descarta pero podría resultar interesante para otros desarrollos.
• Conectarlo a un servidor web para que se pueda trabajar en remoto sin necesidad de tenerlo instalado en todos los escritorios. Actualmente sólo lo manipulan dos personas pero podría resultar interesante de cara al futuro.

Coste del Proyecto

En primer lugar se muestran los costes del proyecto y al final se muestra lo que nos cuesta recuperar esta inversión. Las descripciones de los distintos conceptos mostrados en el presupuesto son:

• Toma de requerimientos: incluimos la sesión en la que se expuso el proceso completo de 2 horas que el cliente realizaba cada vez que trataba los datos.
• Programación: se llevan a cabo todas las acciones comentadas (cálculos, representar datos, etc.).
• Personalización y puesta a punto: se configura, con el feedback del cliente, la visualización predeterminada de las gráficas y del grid.
• Formación e instalación: sesión de una hora en la cual se explica el funcionamiento del software y su proceso de instalación.

*Los precios indicados son dependientes del tamaño del proyecto y de las solicitudes específicas contenidas en las distintas tareas.

Vamos a suponer que nuestro cliente paga 22 euros por hora por su ingeniero encargado de realizar estas tareas comentadas en el banco de ensayo. Hasta ahora empleaba 2 horas por ensayo, a dos ensayos por semana tenemos 16 horas al mes “ahorradas” (realmente lo aprovechará en realizar otras tareas que generan más negocio), o lo que es lo mismo 352 euros al mes. En escasos dos meses y medio se habrá recuperado la inversión.

Pero a esto hay que sumar que hemos ganado agilidad en la realización de proyectos por lo que podremos sacar adelante más y por tanto facturar más… Ya dependerá de la capacidad del equipo de ventas para atraer nuevos proyectos, siempre teniendo en cuenta que ahora habrá un nuevo cuello de botella que será el nuevo limitante.