Programa informático comercial vs Software a medida

En nuestra empresa llegan momentos en los que creemos que es un buen momento de digitalizar cierta área del negocio por medio se programas informáticos. En este momento empiezas a investigar en Google y nos damos cuenta de que hay una infinidad de programas o softwares comerciales y empieza lo difícil, ¿cuál necesito?, ¿cuál selecciono?, ¿me puedo adaptar a un programa comercial o necesito uno a la medida?

Sigue leyendo e iremos averiguando todo lo necesario para que realices la mejor selección posible, desde lo más básico hasta lo que inicialmente te asustaba, explicado de forma clara y sencilla:

• Comenzaremos por explicar qué son los softwares a la medida y los comerciales, así como las diferencias entre estos.
• Pasos del proceso de implementación, para que puedas anticipar posibles inconvenientes y reducir gastos innecesarios.
• ¿Externalizar la implantación o realizarla únicamente con personal interno?
• Factores clave a la hora de elegir que software necesitas

Software Comercial vs Software a la medida

Cuando nos referimos a un programa informático comercial entendemos aquel que ofrece soluciones digitales genéricas para realizar ciertas tareas. Dicho de otro modo, te tienes que adaptar a lo que ese software te ofrece, en ocasiones será más que suficiente con estas y en otras no.

Por otra parte, están aquellos desarrollos realizados a medida para tu negocio los cuáles se ajustan perfectamente a tu forma de hacer las cosas. Estos programas se pueden realizar desde cero o se pueden programar de tal forma que puedas hacer una tarea específica que un software comercial por ejemplo no te permite hacer (sería una solución híbrida), aunque para el resto de las tareas uses esa solución digital estándar.

5 fases en un proceso de implantación de software

La correcta integración de un programa informático en una empresa es una parte esencial para asegurar el éxito del negocio una vez finalizados estos proyectos. Ayuda a las compañías a gestionar más fácilmente la información, automatizar procesos, y agilizar las operaciones.

En el desarrollo de software se suele comentar el dicho “la implementación es el 90% del trabajo; el otro 10% depende de ti”. Esto significa que el 90% es diseño y programación, pero no se va a poder completar una exitosa integración si al final, ese último 10%, no se realizan las pruebas adecuadas.

Conozcamos las 5 fases generalmente usadas para mejorar la eficiencia y productividad de tu empresa al implementar un nuevo programa informático en tu empresa.

1. Comprende las necesidades claves de tu negocio

Antes de comenzar con el proceso de implementación de nuevos softwares asegúrate de que comprendes el caso que presenta tu negocio. Esto ayudará a comprender los beneficios que estas soluciones presentan frente a sus costos, y si no a considerar otras opciones disponibles en el mercado como programa comercial o a medida.

2. Define el alcance del desarrollo

Una vez se define el alcance del proyecto, se requiere definir las necesidades para que se ejecute con éxito. Además, también se debe identificar quién va a ser el responsable de realizar cada tarea (programación, pruebas, formación, etc.)  y como se va a hacer el seguimiento de todas estas con el objetivo de conseguir un resultado satisfactorio del proyecto.

3. Identifica los requerimientos del negocio

Esta fase también se suele conocer como toma de requerimientos, es clave tanto si se realiza internamente (a veces no se es consciente de como se hace un proceso paso a paso) como si se externaliza (tu proveedor tecnológico debe conocer tu forma de trabajar para adaptarse lo mejor posible a tu empresa).

En resumen, hay que definir que se necesita completar y como se van a alcanzar dichas metas.

4. Desarrollo del un plan de testeo y aceptación

Serían como las pruebas de calidad que se le realizan a un producto físico en la fábrica. La definición de este plan ayudará a identificar cualquier incidencia ante de lanzar el programa al entorno real. Con esto el equipo que está llevando a cabo el desarrollo se asegura de que todo funciona según se había pensado, cuanto más intensivas y realistas sean las pruebas mejor será el resultado obtenido.

5. Ejecución del proyecto

Tras completar todo el desarrollo, con sus respectivas pruebas, se procede a implementar el programa informático en entorno real (se lleva a “producción”). Aquí es dónde se realizan las últimas comprobaciones en las que nos aseguramos de que se cumplen los requerimientos definidos.

Una vez se ha comprobado que todo funciona tal y como se acordó se procede a usar en el día a día de tu empresa tras las formaciones necesarias a tu equipo teniendo en cuenta el posible soporte que se pueda necesitar a posteriori tras el lanzamiento.

Externalizar la integración de software vs Integración implementación de programas informáticos

Esta es la pregunta del millón, ¿Qué debo hacer? ¿Subcontrato el servicio o intento implementarlo por mí mismo? Sigue leyendo para que puedas responderte a esta pregunta.

No tiene una respuesta fija y dependerá de cada caso, en ocasiones será mejor una opción o la contrario y en otras lo óptimo será plantear un modelo híbrido.

¿Por qué subcontratar la integración de un programa informático de mi empresa?

Existen varias razones por las cuales las compañías escogen externalizar sus desarrollos, entre ellos que te permite centrarte en otros aspectos de tu negocio, cómo ventas, marketing o servicio de atención al cliente, sin crear nuevos quebraderos de cabeza. Además, la externalización de permite acceder a especialistas según tus necesidades que ayudarán a obtener un mejor resultado al final de tu proyecto.

4 principales motivos para subcontratar la implantación del software

• Coste muy elevado de contratación de un programador a tiempo completo
  Si en algún momento has intentado contratar un programador a tiempo completo, entenderás lo tediosa que puede resultar esta tarea. Es complicado alguien que se ajuste a tus necesidades y además cuentan con sueldos bastante elevados.
• Quieres ahorrar dinero externalizando tu proyecto
  Aunque suene raro, es muy común que la empresa se ahorre dinero subcontratando la gestión del proyecto. Costes como gastos generales vinculados, el sueldo o espacio de oficina además de posible inexperiencia de estos puede resultar en que se cometan más errores y terminen alargando innecesariamente la realización del proyecto, y por tanto, incrementando el coste de esta.
• Falta de experiencia o habilidades para desarrollar el producto por ellos mismos
  Hay muchos factores que afectan en un desarrollo, para ello se requiere de un programador con amplia experiencia, los cuales tienen un salario todavía más elevado de lo normal. Mediante la externalización puedes tener acceso a gran variedad de expertos sin tenerlos en nómina.
• Necesidad de elevada habilidad y experiencia
  Es posible que quién buscas ni siquiera esté en el mercado, pero haya un proveedor tecnológico que cuente con él, sin esa persona lo más seguro es que tu proyecto no acabe todo lo bien que podría.

¿Por qué integrar un software sin ayuda externa?

Realizar implementaciones realizadas internamente tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Se puede ahorrar dinero, reducir riesgos, y aumentar la calidad final del software. Pero también puede ralentizar los proyectos, provocando retrasos, y requerimiento de recursos adicionales.

4 motivos por los que no externalizar mi proceso de implantación

• Tienes control sobre todo el proceso
  Así podrás controlar hasta el último detalle de tu proyecto. Ahora bien, esto tiene su contrapartida, ya que te carga de más responsabilidad y en caso de algún error de sobrecostes elevados. 
  
  Otro factor importante es que no solo necesitas programadores, requerirás de jefes de proyecto, comunicación, y aseguramiento de la calidad del software implementado.
• Tienes la posibilidad de centrarte en más de un proyecto
  Además de ese proyecto a implementar se pueden plantear otras necesidades, pero ojo esto dificultará la gestión de los programadores pudiendo acabar todo en la obtención de resultados pobres.
• Tendrás mayor flexibilidad
  Una de las mayores ventajas de realizar la integración tú mismo es la flexibilidad. Podrás hacer cambios conforme se vayan necesitando sin necesidad de costes adicionales, otorga mayor poder de adaptación, pero como ya se ha comentado puede ralentizar tu proyecto.
• Podrías ahorrar dinero
  Si en un tiempo necesitas realizar cambios tu proveedor te cobrará los costes vinculados a los cambios solicitados, ahora bien, la alternativa es tener en nómina a una o varias personas para esto… 
  
  Como hemos dicho al inicio de esta sección esta elección es muy dependiente de tu empresa.

5 Factores clave al seleccionar un programa informático para tu negocio

Las soluciones ofrecidas por un software son algunas como la gestión de tu negocio incluyendo contabilidad, finanzas, control de inventario, relación con el cliente, gestión de proyectos, o recursos humanos.

Vamos a destacar los principales factores a tener en cuenta al seleccionar el software deseado para tu empresa según lo comentado anteriormente:

• ¿Este programa es intuitivo?
  Muchas veces menos, es más, lo ideal suele ser buscar que sea fácil de utilizar y para ello se requiere de contar únicamente con las funcionalidades que necesites, ni más ni menos. Para el Usuario que va a estar empleándolo todos los días se le facilita mucho la vida con una distribución de la pantalla clara y concisa.
• ¿Se puede integrar con otros sistemas?
  En ocasiones son bases de datos externas que utilizábamos antes y en otras en simplemente con un Excel y otros programas que ya empleabas. Asegúrate de que se pueden realizar las conexiones imprescindibles para tu negocio.
• ¿Voy a poder realizar todas las tareas que necesito? ¿A qué precio?
  Muchas veces hay programas que ofrecen ciertas limitaciones, ¿adivinas por qué? Correcto, en ocasiones estas se desbloquean pagando una tarifa mayor, en otras simplemente no existe la funcionalidad.
• ¿Necesitas soporte para cubrir tus incidencias?
  Hay que ser consciente de que según el software se requiere de soporte especializado cada vez que ocurre alguna incidencia, a tener muy en cuenta de cara a estos costes post proyecto.
• Por último, pero no menos importante, el coste de la implantación
  ¿Cuál es tu presupuesto? Prefieres realizarlo internamente, subcontratar o hacer un híbrido en el que tu proveedor tecnológico trabaje junto con tu empresa, es tu decisión. Desde nuestra experiencia (excepto seas una empresa muy grande) recomendamos la segunda y la tercera opción, no sólo para la implantación, sino también para tomar una decisión sobre qué software es el más adecuado para su empresa.