Desde hace años se están estableciendo indicadores y objetivos para las distintas áreas de nuestro negocio, ya que, si no sabemos cómo estamos rindiendo ¿Cómo vamos a saber en qué aspectos debemos focalizar nuestros esfuerzos para que la empresa siga creciendo?
Muchos negocios ya han fijado sus indicadores KPI para solucionar esto pero, ¿es suficiente? Otros, además, implementan OKR pero en ocasiones de forma poco eficaz, ¿a qué se debe? ¿Entendemos las diferencias respecto a los KPIs? Sigue leyendo para aclarar todas estas cuestiones.
¿Qué es un indicador KPI?
KPI es el acrónimo de Key Performance Indicator, es decir, indicador clave de desempeño. Estos se usan para medir cuál es el desempeño de la empresa en aspectos de variada índole. Las claves de estos indicadores son:
- Definen el marco estratégico ya existente de la empresa.
- Deben de establecerse objetivos realistas.
- Se recomienda fijar KPIs cuantitativos, aunque se pueda trabajar con indicadores cualitativos estos muchas veces quedan sujetos a interpretaciones subjetivas que conducen a la confusión.
¿Qué es un indicador OKR?
OKR es el acrónimo de Objective Key Result, es decir, objetivo para resultados clave. Estos se encargan de establecer métricas específicas con las que asegurarnos el logro de una meta. Estos objetivos se caracterizan por:
- Ser siempre cuantitativos.
- Deben suponer un reto conseguirlos. Si los consigues fácilmente es que estás siendo muy conservador.
- Normalmente, una empresa cuenta con 3-5 objetivos y con 3-5 resultados clave por cada objetivo seleccionado.
- Se fijan en un marco temporal concreto.
Tanto los OKR como los KPI son mediciones tomadas en los últimos años por grandes compañías que destacan por su gestión de objetivos (Amazon, Google, Spotify, y otras muchas). Lo más habitual es que estas medidas sean tomadas por empresas focalizadas en el crecimiento.
Metodología SMART para un indicador OKR o un KPI
Para identificar y establecer los indicadores y objetivos que tu empresa necesita debes, como mínimo, conocer los criterios SMART. Estos criterios te permitirán identificar si lo que quieres medir vale la pena o no.
Estos objetivos SMART (inteligentes) se definen como:
- Specific (Específico): focaliza tus esfuerzos en un área concreta de mejora.
- Measurable (Medible): cuantifica o al menos establece un indicador que permita realizar un seguimiento del progreso.
- Assignable (Asignable): especifica quién va a responsabilizarse de este objetivo.
- Realistic (Realista): hay que fijar objetivos alcanzables con los recursos que se tienen.
- Time-related (Duración determinada): especifica cuando se van a alcanzar los objetivos.
Puede que esto te cree confusión, pero a veces hay KPIs que son empleados como OKRs. Continúa leyendo y te aclararemos este punto.
Ejemplos de indicadores KPIs
Existen gran cantidad de indicadores del desempeño, cada empresa puede definir unos distintos según la industria o el modelo de negocio de estas entre otros muchos factores.
Os indicamos varios ejemplos de KPIs por departamentos que podrías usar para seguir el rendimiento de tu negocio en vivo a través de un cuadro de mando:
KPI Gestión Proyectos
- Seguimiento de tareas identificando retrasos para realizar ajustes en tiempo real.
- Eficiencia de entrega del proyecto según las entregas de hitos en fecha.
- Costos y cobros, con sus desviaciones presupuestarias.
- Eficiencia utilización recursos.
KPI Comercial
- Volumen facturación: monitorización ventas, con pagos y avisos de facturas impagadas.
- Rendimiento de los vendedores.
- Seguimiento oportunidades de ventas.
- CAC (Costo de Adquisición de Cliente).
- El ticket promedio por cliente o el margen de ventas obtenido.
KPI Logística y Gestión Cadena Suministro
- Rendimiento proveedores.
- Tasa rotación inventario y análisis del stock actual.
- Costos de envío y transporte.
- Monitorizar inventario.
KPI Producción
- Monitorear la producción de tu fábrica.
- Cálculos tiempos de ciclo reales vs los teóricos.
- Seguimiento del ciclo de vida del producto y las métricas de calidad.
- Análisis de los costos de producción y la eficiencia operativa.
- Tasa de rechazo o medición de la satisfacción del cliente y la eficacia del servicio postventa teniendo en cuenta la tasa de devoluciones.
KPI Recursos Humanos y Gestión Talento
- Seguimiento del rendimiento de los empleados y los KPI de productividad.
- Análisis del absentismo laboral y las tasas de rotación de personal.
- Medición de la satisfacción y el compromiso de los empleados
- Tiempo medio reclutamiento.
- Retención de talento: para medir el índice de rotación y los motivos por los que los empleados se van, y tomar medidas para retener el talento.
- Formación: para controlar la formación de los empleados, el coste y la eficacia de la formación y el impacto en la mejora de habilidades.
- Productividad: para medir la eficiencia de los empleados y el impacto de las políticas de recursos humanos en la productividad.
KPI Financiero
- Ventas: para medir la evolución de las ventas y la rentabilidad, así como la comparación de los resultados con los objetivos.
- Costes: para controlar y analizar los costes de producción, gastos generales y gastos financieros.
- Tesorería: para medir la situación de la tesorería, la evolución del cash flow y los ratios de endeudamiento.
- Rentabilidad: para analizar la rentabilidad por producto, por cliente o por canal de venta y tomar decisiones en consecuencia.
- Evaluación de los ratios financieros clave y la salud financiera general de la empresa
KPI Marketing
- Campañas publicitarias: para medir el impacto y el ROI de las campañas publicitarias.
- Redes sociales: para medir la evolución y el impacto en las redes sociales, la generación de leads y el engagement.
- Tráfico web: para medir el tráfico de la web, la tasa de rebote y la conversión.
- Branding: para medir la imagen de marca, la notoriedad y la percepción de la marca en el mercado.
- Seguimiento de las métricas de generación de leads y conversiones.
KPI Operaciones
- Análisis de inventario (por ejemplo, niveles de stock, rotación de inventario, costo de almacenamiento).
- Seguimiento del rendimiento de los proveedores (por ejemplo, calidad, entrega, costos).
- Análisis del rendimiento de los equipos y maquinarias (por ejemplo, tiempo de inactividad, mantenimiento, costos de reparación).
KPI Servicio al Cliente
- Seguimiento solicitudes de atención al cliente.
- Tiempo promedio respuesta.
- Nivel satisfacción clientes.
- Cantidad tickets abiertos y cerrados.
- Costo promedio por incidencia.
KPI Investigación y Desarrollo
- Progreso del desarrollo de nuevos productos.
- Costo promedio del desarrollo por producto.
- Tasa de éxito en la implementación de nuevos productos.
KPI Tecnología
- Tiempo de actividad en una web, aplicación, etc.
- Tasa de conversión de visitantes a clientes.
- Tiempo promedio respuesta de soporte técnico.
- Desempeño servidores y sistemas críticos.
KPI Compras
- Rendimiento de los proveedores según precio o plazo.
- Gasto en compras desglasado por fecha, proveedor, plazo de pago, etc.
- Cumplimineto plazos de entrega.
- Calidad de los productos recibidos.
KPI Mantenimiento
- Tiempo inactividad maquinaria.
- Número reparaciones necesarias.
- Costo de repuestos y gastos de mantenimineto.
- Monitorear mantenimiento preventivo.
KPI Calidad
- Devoluciones de clientes.
- Tasa satisfacción clientes.
- Eficacia medidas correctivas implementadas..
- Quejas críticas de los clientes.
Ejemplos de indicadores OKRs
Los OKR nos permitirán conectar a los empleados con los objetivos de la empresa, y por tanto obtener unos mejores resultados de esta.
Algunos ejemplos de OKR serían:
- Objetivo 1: Aumentar mi facturación en un 25% en 12 meses.
- Resultado Clave 1.1: Adquirir 10 nuevos clientes
- Resultado Clave 1.2: Aumentar mi retención de clientes al 95%.
- Resultado Clave 1.3: Aumentar mis clientes potenciales (leads) un 15%.
- Resultado Clave 1.4: Acudir a 4 nuevas ferias en los próximos 12 meses.
- Objetivo 2: Establecer una nueva unidad de negocio rentable en 6 meses.
- Resultado Clave 2.1: Detectar 3 nuevas tendencias favorables en el mercado.
- Resultado Clave 2.2: Realizar 4 pretotipos con las dos tendencias con mayor potencial actual (dos para cada una).
- Resultado Clave 2.3: lanzar al mercado el producto o servicio detectado con mayor potencial para encontrar el MVP.
Nuestras conclusiones
No te preocupes si tienes algún KPI muy similar a otro OKR, es habitual que se solapen de cierta manera ya que los objetivos se definen en función de los indicadores que la empresa trata de cumplir. Os exponemos un ejemplo para que se vea más claro.
Para cumplir los KPIs de la empresa el director general tendrá fijados unos OKR para alcanzar los indicadores, en este caso en relación a varias áreas.
Ahora los demás directores tendrán unos KPIs establecidos en función de los objetivos (OKR) que el director general desea alcanzar, es decir, algunos de los OKR DIR.GRAL. serán los KPIs de cada director de su área específica y estos directores establecerán nuevos OKR para alcanzar sus indicadores.
Este sería el proceso y se lleva desde arriba hasta abajo (top-down) con la idea de alinear los objetivos de todos los miembros de la organización .
Por último, os dejamos nuestros pensamientos a modo de resumen.
¿Cuál es la diferencia entre un indicador KPI y un OKR?
Los KPIs serían una métrica del negocio mientras que los OKRs representan el cómo se van a alcanzar estos indicadores de desempeño.
Los OKRs serán los que te permitan alinear estratégicamente a tu empresa a todos los niveles mientras que el KPI será el indicador sobre la “salud” de tu negocio.
Errores comunes que evitar con los OKRs
Recuerda que los objetivos que establezcas deben de ser ambiciosos. ¡Apunta alto con tus OKR para impulsar tu negocio! Además, recuerda que los resultados clave que fijes deben de estar 100% ligados a tu objetivo, elígelos inteligentemente (SMART).
Errores comunes que evitar con los KPIs
Al igual que con tus OKR, escoge indicadores que sean importantes y relevantes, no los fijes solo para que luzcan bien, solo te estarás engañando a ti mismo y a tu equipo. Una vez tengas tus KPIs recuerda realizar un seguimiento periódico y no dejarlo para contadas ocasiones. Cada revisión, aunque otorgue malos resultados, te puede facilitar información sobre donde debes de focalizar tus esfuerzos para revertir la situación.
