¿Email Marketing en la búsqueda de talento?: transforma tu departamento de RRHH

Hace unos meses realizamos un proyecto en el que aplicamos estrategias de marketing digital en una campaña de reclutamiento de personal en colaboración con el departamento de recursos humanos de nuestro cliente.

Hoy en día existe escasez en relación a ciertas vacantes de trabajo y necesitamos diferenciarnos para atraer talento a nuestra empresa. Uno de los ejemplos más claros podría ser la necesidad de programadores en plena era de digitalización masiva. 

Las fases del proyecto fueron:

1. Análisis del público objetivo de la campaña.
2. Definición de estrategias de atracción de talento.
3. Ejecución de las estrategias de marketing seleccionadas.
4. Análisis y evaluación de los resultados obtenidos.

ANÁLISIS DE LOS PERFILES OBJETIVO

Una vez el departamento de recursos humanos nos facilitó sus necesidades realizamos un análisis del perfil de esa gente que buscaban y acordamos plantear una estrategia para contratar a 6 personas para perfil junior para distintos puestos que requerían y con posibilidad de teletrabajar. Por tanto, nuestra campaña se iba a centrar en jóvenes menores de 25 años que quieran dar sus primeros pasos en el mundo laboral.

ESTRATEGIAS DE DIFUSIÓN PARA LA CAPTACIÓN DE TALENTO

Debido a la escasez de gente para ciertos trabajos se debe aprender a vender tu empresa de tal manera que la persona que está postulando para un puesto quiera formar parte de tu equipo por delante de cualquier otra empresa. Sigue leyendo para conocer la propuesta realizada con el objetivo de encontrar el personal deseado.

Para realizar todo el proceso de selección se nos dió un plazo máximo de 6 semanas, comenzando el primer día de febrero.

Dadas las características comentadas decidimos dividir el proyecto en 4 fases:

1. Fase 1 (100% automática): se limitará a dos semanas el plazo en el que hacer difusión y mostrar interés en formar parte de la empresa y seguir recibiendo información en relación a las vacantes.
2. Fase 2 (100% automática): al finalizar la tercera semana se dejarán de aceptar inscripciones para las distintas vacantes.
3. Fase 3 (semi-automática): se solicitará información para seleccionar entre los inscritos a las ofertas y se informará de si se continúa o no en el proceso. 
4. Fase 4 (presencial): realización de un workshop (taller) con los mejor posicionados para conseguir los puestos y aviso por medio de la herramienta de email marketing a los que no han conseguido ser seleccionados.

Te contamos con más detalle cómo se ejecutaron las distintas fases.

IMPLEMENTACIÓN ESTRATEGIA EMAIL MARKETING

Una vez se estableció el público objetivo se planteó el contenido que íbamos a necesitar de cara al proceso de selección. Junto con el equipo de recursos humanos del cliente se preparó la siguiente información:

• Descripción general de las vacantes e identidad gráfica de la empresa para realizar la difusión conveniente (universidades, redes sociales, …).
• Se necesitan dos vídeos de menos de 5 minutos cada uno en los que contaremos a lo que se dedica la empresa y otro sobre la vida en la empresa (las ventajas de formar parte del equipo).
• Información necesaria para la inscripción en las ofertas.
• Vídeos de menos de 5 min en los que se cuenten las tareas a realizar en el día a día según el puesto al que se opte y otro en el cual se indique una posible hoja de ruta de su carrera profesional (donde puede estar de aquí a 10 años dentro de la empresa), a ser posible con algún ejemplo real.

Una vez se estableció el contenido a emplear se comenzó a preparar la automatización correspondiente a las primeras fases.

FASE 1 Y 2: AUTOMATIZACIÓN EN LAS PRIMERAS FASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Los primeros pasos consistieron en difundir las vacantes por universidades y redes sociales de tal manera que rellenaran un breve formulario de contacto y entonces se les mandaría el resto de información durante las siguientes semanas.

Se facilita la ilustración para facilitar la comprensión de estas primeras fases. La fase 1 se componía del email 1, 2 y 3. Por otra parte, la fase dos empleó el email 4, 5 y 6. El contenido de estos fue:

• Email 1: información general de cómo va a funcionar el proceso de selección, indicando pasos a seguir, fechas límites de inscripción e información adicional que les irá llegando a su correo electrónico.
• Email 2: contiene vídeos  sobre lo que hace la empresa y las ventajas de formar parte de esta. Además, se facilita un mini cuestionario a completar para poder acceder a los siguientes correos.
• Email 3 (R): recordatorio de que la fecha límite para completar el cuestionario está cerca, si no se completa no se seguirá recibiendo información sobre las vacantes.
• Email 4: información adicional sobre los puestos que le resultaron de interés al solicitante y más datos sobre el desarrollo profesional que puede tener dentro de la empresa.
• Email 5 (R): recordatorio de que la fecha límite para inscribirse está cerca, si no se completa se comprende que el solicitante no sigue interesado en la oferta.
• Email 6: agradecimiento por inscribirse e informar de las siguientes fases.

Las condiciones iban normalmente vinculadas a la acción de contestar un cuestionario, si lo completabas avanzabas (check verde) y sino se tomaba otro camino hasta que se daba de baja a la persona en cuestión (bandera roja) o terminaba completando la tarea para seguir avanzando.

Tras esta fase se contaba con varios subgrupos (segmentos) diferenciados dentro del grupo general que comprende al total de inscritos inicialmente:

1. Inscritos tras fase 1.

Inscritos tras fase 2, es decir pendientes de revisión. Había 6 puestos para 3 perfiles diferentes, así que se generaron 3 subgrupos dentro de los pendientes de revisión.

FASE 3: ANÁLISIS DE LAS SOLICITUDES

En esta se solicitarán currículums, video entrevistas grabadas o breves entrevistas telefónicas de tal forma que se seleccionaron a los 20 seleccionados para el workshop final.

Exceptuando las llamadas telefónicas el resto de pasos se realizó por medio de la herramienta de email marketing, incluyendo el correo final para las personas que habían pasado de fase (con información sobre el workshop y de cómo debían de proceder para confirmar asistencia) como para las que no.

FASE 4: WORKSHOP Y DECISIÓN FINAL

La confirmación de la asistencia al taller se gestionó por medio del sexto correo y los que no contestaron fueron contactados directamente por el equipo de recursos humanos de nuestro cliente. Al igual que en la fase 3, una vez se realizó el workshop se escogieron (tras una confirmación final entre el solicitante y nuestro cliente) a las 6 personas deseadas y se procedió a informar a los no seleccionados.

RESULTADOS OBTENIDOS Y PRESUPUESTO

Gracias a la campaña de difusión y a que los puestos permitían teletrabajo se obtuvo un gran interés que se fue diluyendo conforme se fue avanzando en el proceso.

Se ha empleado un embudo (similar al empleado en ventas) para representar la evolución a lo largo de cada fase. Los números observados son las personas que completaron cada una de las fases, es decir, el cuestionario de la fase 1 fue completado por 92 personas, y por tanto recibieron información sobre la segunda fase.

Tras finalizar la campaña obtuvimos los siguientes resultados:

Además, se analizaron el alcance obtenido, incluyendo por qué medios leían nuestros correos electrónicos.

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Hemos dividido el presupuesto en los siguientes apartados:

1. Análisis inicial del público objetivo: tomando las características de las vacantes analizamos los medios por los cuales buscar el personal potencial. 
2. Difusión de las vacantes: se preparó el plan de difusión y se ejecutó para ir consiguiendo inscritos en las ofertas siguiendo la LOPD al registrarte en el proceso.
3. Campaña de email marketing: se planificó la estrategia, se preparó el contenido a enviar de forma automatizada en gran parte del proceso. Se incluye análisis posterior de los resultados y el tratamiento de los datos durante la campaña.
4. Formación básica software email marketing: formación de 1 hora online al equipo de recursos humanos sobre el manejo de los datos de los inscritos a partir de la información recopilada en la herramienta de email marketing.

Sabiendo que se contrataron a 6 personas, sale a un coste de unos 200 euros por contratado (sin tener en cuenta la organización del workshop o las breves entrevistas realizadas). 

Este coste es bastante reducido si se tiene en cuenta la cantidad de horas de entrevistas que se ahorró el personal, la cantidad de gente a la que se llegó y que pueden reutilizar parte del proceso para futuras ocasiones (contenido o automatización).

NUESTRAS CONCLUSIONES

Si estás pensando en preparar un proceso de selección de personal o en realizar una campaña de email marketing de cualquier otro tipo te damos los siguientes consejos:

• Existen decenas de herramientas con las que realizar estas tareas, no vamos a publicitar ninguna en concreto, pero para este proyecto pudimos realizarlo 100% gratis con uno de los softwares. Entre otras cosas, la cuota mensual dependerá del volumen de inscritos y de correos enviados.
• Debes desmarcarte de los demás ya desde el propio proceso de selección, hay puestos con escasez de personal y tienen que elegir frente a otros, hay que aprender a vender la empresa tanto a tus empleados actuales como a los futuros.
• Automatiza la fase inicial (donde más gente con poco interés irá abandonando) para no malgastar el tiempo en quién no tenía interés en la vacante. Con esto llegas a las fases finales con gente que ya te conoce mejor y puede tener más implicación, cuando entran los seleccionados ya saben a dónde van y esto te ahorra salidas prematuras e inesperadas de personal.
• Genera una base de datos fácilmente manejable e intuitiva. Esto te será de gran utilidad al analizar los perfiles analizados para este proceso o futuros.
• Utiliza los resultados obtenidos, en tiempo real, de la campaña de email marketing para ir optimizando el proceso y llegar cada vez a más gente (a nivel de difusión o de ventas por ejemplo).