La pandemia provocada por la COVID-19 ha acelerado una tendencia que se estaba presentando en los últimos años, el famoso teletrabajo.
La globalización estaba provocando necesidades de gestión de equipos a distancia y la adaptación de las empresas a estas nuevas necesidades para continuar administrando estos equipos de manera efectiva con herramientas como Trello.
Herramientas de Trello para liderar tus equipos de forma remota
En esta entrada te presentamos 8 herramientas gratuitas con las que podrás comenzar a administrar tu equipo de forma remota:
- Trello
- Power-Up Calendario
- Límites Lista
- SLAs for Trello
- Insights
- ! Amazing Fields !
- Activity Timer
- Trello Export
Administra las tareas de tu equipo a distancia con Trello
Nuestra primera recomendación es que emplees un administrador de tareas como Trello que con su versión gratuita ya te ofrece mucha flexibilidad para gestionar tu negocio.
Con Trello podrás crear tareas, asignarlas a otros miembros del equipo, crear checklists, adjuntar archivos, enlaces y una gran variedad de cosas más que vienen por defecto y otras que encontramos en los power-ups (aplicaciones que se integran con Trello) o extensiones que se conectan a tu administrador de tareas.
Hay gran cantidad de alternativas a Trello en el mercado como Asana, ClickUp, Jira o Microsoft Planner pero si lo que buscamos es una versión gratuita con la que empezar Trello es la que más flexibilidad nos da, incluso permitiendo añadir software a medida si por ejemplo no existieran power-ups o extensiones que satisficiera tus necesidades.
Trello Power-Ups
Dentro del administrador de tareas podemos integrar gran variedad de aplicaciones, os recomendamos las siguientes:
– Power-up Calendario
Visualiza en el calendario las distintas tareas para facilitar la revisión y la planificación de tu equipo.
– Límites de lista
Establece límites de listas para que en caso de tener más tareas de las máximas establecidas te marque un aviso. En la imagen es posible que no quieras tener más de 3 tareas porque no contamos con recursos suficientes para satisfacer más y estaríamos saturando a la persona o personas encargadas de esa lista.
– SLAs for Trello
Si cuentas con acuerdos de nivel de servicio (service-level agreements) puedes configurarlos para gestionarlos desde el tablero que desees. Además, genera informes en .CSV para que puedas analizar todas las tareas desde Excel si lo prefieres.
– Insights
Se trata de un tablero que muestra el estado actual del tablero (movimientos de tareas entre fases, acciones realizadas, etc.).
– ! Amazing Fields !
Añade campos personalizados a tus tareas para poder clasificarlas, por ejemplo si se trata de un proyecto de cliente puedes poner una que tenga vinculada su precio acordado.
– Activity Timer
- Realiza estimaciones y graba el tiempo que te cuesta realizar cada tarea para luego facturar al cliente o para tenerlo como base de datos que usarás en el futuro para planificar tus proyectos de forma más precisa.
Los power-ups se instalarán por cada tablero (hay 10 para la versión gratuita), no tienen porqué emplearse siempre los mismos.
Existen infinidad de power-ups, tanto gratuitos como de pago. Según tus necesidades puedes necesitar unos u otros pero algunos como los indicados pueden servir como un buen punto de partida para cualquiera.
Extensiones Google Chrome para Trello
Además de las aplicaciones comentadas tenemos gran cantidad de extensiones gratuitas en Google Chrome que permiten mejorar nuestra experiencia en trello de forma muy sencilla e intuitiva.
Una que puede resultar de gran interés en Trello Export que te permite exportar la información básica de tus tareas a Excel (la versión gratuita de Trello no te lo permite, la premium sí).
Otras extensiones interesantes son Pro For Trello o Trello User Filter. La primera permite añadir funcionalidades visuales a tu tablero mientras que el segundo facilita el acceso al filtrado de tareas por usuario (se puede hacer sin esta extensión sin problema alguno).
Otras herramientas para el trabajo a distancia
Además del administrador de tareas recomendamos otras herramientas básicas que te permitan:
- Mantener contacto directo con tu equipo por medio de chat. Slack, Discord, Teams o Google Chat serían las principales.
- Convoca reuniones por videollamada. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams son algunas de las alternativas más conocidas.
- Coordínate con tus compañeros sincronizando los calendarios entre equipos con herramientas como Google Calendar.
Nuestras Conclusiones
De los empleados cuyos trabajos pueden ser realizados de forma remota (así se han desarrollado durante la pandemia) se han obtenido la siguiente información:
- 54% quiere trabajar de forma híbrida (trabajo remoto y presencial combinado).
- 37% desearían trabajar a distancia siempre.
- 9% quiere volver a la presencialidad el 100% del tiempo.
Como comprenderás, las empresas que no adapten su forma de trabajar tendrán problemas para retener a su personal porque empezarán a buscar alternativas en otras empresas que sí valoren más los deseos del empleado, en este caso, para conciliar mejor su vida profesional y personal.
Aquí te hemos mostrado algunas herramientas para ayudarte con esta gestión, pero la clave de estas adaptaciones está en el cambio cultural y en la gestión que hay que realizar para que la transición sea lo más exitosa posible.
Háganos saber si tiene alguna pregunta sobre estas herramientas o sobre cómo podría usted o su empresa realizar esta transición sin que sea un caos para su organización.
